Żnińskie Towarzystwo Miłośników Sportu „BASZTA” zaprasza do składania ofert na wyłączność obsługi w zakresie gastronomii Motorowodnych Mistrzostw Europy, które odbędą się w dniach 23-25 czerwca 2017 roku w Żninie

1.Nazwa, termin i miejsce imprezy:

Motorowodne Mistrzostwa Europy, w dniach 23-25 czerwca 2017r. w Żninie, park i plaża przy ul. Szkolnej – Jezioro Małe Żnińskie

Graficzny projekt położenia wszystkich stref gastronomicznych zawiera załącznik nr 1

2.Zakres obsługi:

 Wyłoniony w drodze konkursu Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia:

a) obsługi gastronomicznej w zakresie:

  • dystrybucji piwa w kubkach jednorazowych nie większych niż 0,5l (po uprzednim uzyskaniu zezwolenia na sprzedaż alkoholu z Gminy Żnin),
  • dystrybucji potraw z grilla, rożna, hot-dogi, zapiekanki szaszłyków, itp. w naczyniach jednorazowych,

Ceny sprzedawanych podczas imprezy produktów oraz usług ustala Wykonawca na własną odpowiedzialność i ryzyko.

3.Zakres obowiązków oferenta:

a) oferent zobowiązany jest posiadać aktualne pozwolenia na prowadzenie swojej działalności oraz niezbędną wiedzę, doświadczenie i potencjał techniczny, a także dysponować odpowiednim personelem, który umożliwi prawidłowe wykonanie zadań, o których mowa w ogłoszeniu. Ponadto oferent zobowiązany jest zapewnić sprzęt techniczny w ilości niemniejszej niż:

  • rollbar minimum 2 szt.,
  • miejsca siedzące pod parasolami wraz ze stołami, minimum 200 miejsc,

b) dostarczony przez oferenta w/w sprzęt musi być sprawny technicznie i estetyczny (nie zniszczony),

c) oferent zobowiązuje się do obsługi miejsc gastronomicznych, w godzinach trwania imprezy (dokładna godzina zamknięcia punktów zostanie określona w umowie zawartej pomiędzy organizatorem a wyłonionym oferentem),

d) oferent zobowiązuje się do zachowania w ciągłej czystości obszaru objętego wyłącznością podczas trwania imprezy oraz posprzątanie tego terenu po zakończeniu imprezy.

e) oferent zobowiązany jest do ustawienia swoich stoisk w sposób zapewniający nie blokowanie dróg ewakuacyjnych (wszelkiego typu daszki, parasole, stoliki, krzesełka nie mogą utrudniać ewakuacji i przejazdu samochodów służb ratowniczych) oraz zgodnie z wytycznymi Organizatora,

f) oferent zobowiązany jest uzyskać zgodę stacji sanitarno-epidemiologicznej na sprzedaż artykułów spożywczych i działalność gastronomiczną podczas trwania imprezy,

g) oferent zobowiązany jest do zabezpieczenia swoich stoisk w zakresie przepisów przeciwpożarowych (wyposażyć w gaśnice),

h) oferent zobowiązany jest do wydzielenia płotkami strefy sprzedaży piwa,

i) oferent zobowiązany jest do zapewnienia sobie agregatu prądotwórczego o odpowiedniej mocy w celu zapewnienia energii elektrycznej do obsługi swoich urządzeń gastronomicznychi rekreacyjnych,

j) oferent zobowiązany jest do posiadania aktualnego ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w związku z prowadzoną działalnością. Za wszelkie szkody i wypadki powstałe na terenie objętym wyłącznością odpowiada wyłącznie oferent, który wyegzekwuje ubezpieczenie od nieszczęśliwych wypadków od podwykonawców,

k) oferent zobowiązany jest do zapewnienia przynajmniej jednej kabiny przenośnej WC dla osób obsługujących stoiska gastronomiczne,

l) oferent zobowiązany jest do zapewnienia sobie ochrony terenu objętego wyłącznością.

4.Zakres obowiązków organizatora:

a) organizator zapewni w trakcie trwania imprezy występy artystyczne na scenie oraz inne atrakcje odbywające się na terenie imprezy występy artystów, konkursy (wstępny program imprezy zawiera załącznik nr 2),

b) organizator zapewni profesjonalną ochronę podczas trwania i na terenie imprezy masowej,

c) organizator nie zapewnia ochrony terenu objętego wyłącznością,

d) organizator zobowiązuje się do utrzymania czystości terenie imprezy masowej,

e) organizator zapewnia dostęp do WC, jak również zapewni ustawienie przenośnych kabin WC,

f) organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody w mieniu oferenta, którymi oferent się posługuje przy wykonaniu umowy zawartej z organizatorem wyrządzonych przez: ochronę imprezy, służby ratownicze, przez siły natury (wichury, burze itp.),

g) organizator nie ponosi odpowiedzialności za odwołanie imprezy z przyczyn od niego niezależnych (klęski żywiołowe, żałoba narodowa itp.)

5.Organizator dopuszcza:

a) organizator dopuszcza możliwość, iż oferent wynajmie podwykonawcę do wykonania zadania polegającego na zapewnieniu stoisk gastronomicznych,

b) organizator nie wyklucza organizacji stoisk innych niż gastronomiczne i handlowe (np. sprzedaż rękodzieła ludowego, stoiska bankowe, szkolne, medyczne) na podstawie odrębnych uzgodnień z organizatorem,

6.Organizator nie dopuszcza:

a) organizator nie wyraża zgody na parkowanie samochodów na terenie imprezy. Wszystkie samochody muszą zostać zaparkowane poza terenem imprezy.

b) organizator nie dopuszcza sprzedaży alkoholu innego niż piwo oraz artykułów objętych zakazem i wymienionych w regulaminie imprezy masowej oraz sprzedaży napojów w butelkach szklanych.

7.Oferta powinna zawierać w szczególności:

a) aktualny wypis z właściwego rejestru lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej potwierdzający dopuszczenie do obrotu gospodarczego w zakresie objętym ofertą, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed terminem składania ofert,

b) oświadczenie oferenta (załącznik nr 3), że w przypadku wybrania jego oferty zobowiązuje się do wpłaty zaoferowanej kwoty za wyłączność w dwóch równych ratach:

  • I rata zaoferowanej kwoty za wyłączność w terminie do dnia 14 czerwca 2017 roku,
  • II rata zaoferowanej kwoty za wyłączność w terminie do dnia 30 czerwca 2017 roku,

W przypadku przekroczenia terminu płatności I raty organizator może przeprowadzić ponownie postępowanie ofertowe lub odstąpić wyłączność na obsługę imprezy plenerowej na rzecz drugiego w kolejności oferenta.

Do oferty należy dołączyć:

  1. c) koncepcję organizacji gastronomii,
  2. d) dane osoby upoważnionej do bieżących kontaktów z organizatorem imprezy,
  3. e) dokument potwierdzający posiadanie aktualnego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą podczas świadczenia usług objętych ofertą,
  4. f) w przypadku złożenia oferty z marką piwa należy dołączyć zgodę browaru na złożenie oferty z marką piwa tego browaru.
  5. g) referencje lub inny dokumenty potwierdzające wiarygodność oraz doświadczenie oferenta w organizacji takiego typu imprez,
  6. h) oświadczenie, że oferent znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej prawidłowe wykonanie powierzonych zadań (załącznik nr 4),
  7. i) oświadczenie o zapoznaniu się oferenta z warunkami konkursu i o niezwłocznym podpisaniu umowy w przypadku wygrania konkursu (załącznik nr 5),
  8. j) oferta powinna zawierać wszystkie podpisane załączniki. Dokumenty należy złożyć w formie oryginału lub kopii poświadczonej „za zgodność z oryginałem” przez oferenta. (załącznik nr 8)

8.Termin i miejsce składania ofert:

Na zgłoszenia ofert oczekujemy w nieprzekraczalnym terminie do dnia 26.05.2017 r. do godz.11:00

Zaklejone koperty z opisem „Oferta na wyłączność obsługi w zakresie gastronomii podczas Motorowodnych Mistrzostw Europu”, prosimy składać w siedzibie organizatora osobiście lub za pośrednictwem poczty: Miejski Ośrodek Sportu w Żninie, ul. Gnieźnieńska 7, 88-400 Żnin. O terminie wpływu oferty decyduje data wpływu oferty na biuro podawcze Miejskiego Ośrodka Sportu w Żninie, pok. 48.

9.Kryteria wyboru oferty:

Głównym kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty będzie zaproponowana kwota wpłaty, jednakże komisja konkursowa weźmie również pod uwagę:

  • jego doświadczenie w realizacji podobnych przedsięwzięć, opinie i referencje,
  • koncepcję organizacji gastronomii.

O wynikach konkursu oferenci zostaną powiadomieni pisemnie.

Złożonych dokumentów organizator nie zwraca.

Załączniki (do pobrania):